Importantes procesos logrados a partir de los documentos y expedientes digitales

De acuerdo a los informes entregados por las áreas competentes al tema, hay resultados que confirman un mejor proceso a la hora de concretar los trámites evitando de esta manera la utilización de papeles e implementando la firma digital. El próximo paso es que la población haga los trámites sin tener que ir a las oficinas municipales.

Como viene informando LA OPINION, la Gestión Documental Electrónica (GDE) viene siendo uno de los ejes que tiene el Municipio dado que permite la generación electrónica de documentos, la firma digital por parte de todos los funcionarios y su incorporación a un expediente electrónico que genera beneficios para los vecinos porque evitará las recorridas por las oficinas comunales para hacer un trámite.

Sin necesidad de imprimir ni de enviar la documentación físicamente entre las oficinas, los documentos se guardan en un expediente especial agilizando principalmente los tiempos y transparentando la tramitación; “actualmente se gestionan el ciento por ciento de los trámites relacionados con recursos humanos en formato electrónico, tanto sea licencias, horas extras, notificaciones, recategorizaciones y solicitudes”, explicaron ante la consulta de LA OPINION.

Después de dos años de implementación se caratularon 10.000 expedientes electrónicos y generaron más de 170.000 documentos firmados digitalmente, implicando la reducción a la mitad de los tiempos administrativos y la desaparición del papel en el 80 por ciento de los trámites municipales; “cabe destacar que Pergamino fue el primer Municipio en presentar la rendición de cuentas digital en acuerdo con el Tribunal de Cuentas de la provincia de Buenos Aires”, indicaron.

De acuerdo a lo que explicó Andrea Lamelas, subsecretaria de Modernización, “hay un antes y un después de haber implementado este proyecto porque es un orgullo trabajar en algo tan clave, ya que se trata de la transformación digital de la Municipalidad de Pergamino. La idea es que el año que viene podamos hacer un paso más, y es que se pueda caratular directamente a distancia, es decir, que la persona no tenga venir al Municipio a traer la documentación inherente al trámite que corresponda, sino que directamente desde su casa se puede escanear o sacar una foto sencillamente con el celular, conectarse y pedir la carátula del expediente”, adelantó la funcionaria.

Mejorar los tiempos

Tener un expediente electrónico significa que no se imprimirá, que no se firmará en los papeles porque estará disponible en la web y el ciudadano lo puede consultar en cualquier momento.

Por su parte, el director de Gobierno Digital Ignacio Ferreyra explicó que desde septiembre de 2017, cuando se lanzó el proyecto, al día de hoy ya son 10.200 expedientes electrónicos los que se han tramitado en toda la administración.

“Tenemos más de 700 usuarios, es decir que prácticamente cubrimos el 50 por ciento de los agentes municipales. Además, hoy los trámites de Recursos Humanos son ciento por ciento digitales”, indicó; en tanto aclaró que “para el vecino, esto optimiza tiempo y costos. El vecino no tiene que trasladarse de una oficina a otra”.

Ejemplificando todas las acciones y movimientos que implica un simple trámite administrativo para el contribuyente, Ferreyra detalló: “Por ejemplo, un requisito para Habilitaciones es estar inscripto en la tasa de seguridad e higiene. Entonces ahora ese contribuyente que va a iniciar el trámite de Habilitaciones, esa misma documentación que presentó, Habilitaciones la deja compartida para la gente de Rentas e inicia Rentas, en este caso Atención al Contribuyente, la inscripción de ese ciudadano en la Tasa de Seguridad e Higiene. Es decir, en este caso el ciudadano no va a Mesa de Entradas, de ahí al Correo donde está la oficina de Habilitaciones, ni de Habilitaciones a Rentas en calle Florida”, explicó.

Quienes trabajan en este proyecto de digitalización esperan para el próximo año que la documentación que presenta el ciudadano se encuentre disponible en la base de datos del municipio, por ejemplo el documento de identidad; “de esta manera, el vecino ante otro trámite, no deberá volver a presentar los mismos papeles”, agregó Lamelas.